O óbvio que precisa ser dito: equipamento ligando não é equipamento em dia. Na clínica, a manutenção preventiva de equipamentos é o que separa o aparelho que funciona hoje do aparelho em que dá para confiar amanhã. Além disso, é o registro dessa manutenção que mostra à Vigilância Sanitária que alguém cuida disso de verdade.
Na Franco Desenvolvimento, nós vemos o mesmo cenário em clínicas, consultórios e clínicas de estética de pequeno e médio porte. O aparelho custou caro, a equipe usa todos os dias e ninguém sabe dizer quando foi a última revisão. Por isso, reunimos 8 formas de enxergar esse documento além da papelada.
Manutenção preventiva de equipamentos: 8 formas de enxergar o tema
Cada forma abaixo olha para o mesmo controle por um ângulo diferente. Assim, fica mais fácil perceber onde a sua clínica já está bem e onde ainda existe um ponto cego.
1. O aparelho não avisa antes de parar
Equipamento costuma falhar no pior momento: com a agenda cheia e o paciente na cadeira. A manutenção corretiva chega depois do problema. A preventiva, por outro lado, chega antes. Assim, a clínica troca a surpresa por uma data marcada no calendário.
Pense no autoclave, no aparelho de laser, na cadeira odontológica ou no monitor de pressão. Cada um deles tem peças que se desgastam com o uso, mesmo quando tudo parece normal. Portanto, esperar o defeito aparecer é deixar o paciente descobrir o problema antes da equipe.
2. O custo do erro é maior que o custo da revisão
Uma revisão programada tem preço conhecido. Já um aparelho parado gera agenda cancelada, paciente remarcado e reparo de urgência. Ou seja, a conta da prevenção quase sempre sai menor. Além disso, ela é previsível, e previsibilidade é gestão.
Para negócios de pequeno e médio porte, isso pesa ainda mais. Afinal, muitas vezes existe só um aparelho de cada tipo, e não há outro para substituir no mesmo dia.
3. Segurança do paciente começa na tomada
Um equipamento de diagnóstico, terapia ou estética mal calibrado entrega uma dose, uma temperatura ou uma leitura diferente da esperada. Em outras palavras, o procedimento pode parecer certo e ainda assim estar errado. Portanto, a manutenção protege o resultado e, antes dele, a pessoa atendida.
Além disso, cabos desgastados, aterramento inadequado e filtros vencidos também são riscos para a equipe que opera o aparelho todos os dias.
4. O inventário é o mapa
Não existe plano de manutenção sem saber o que a clínica tem. Por isso, o primeiro passo é uma lista simples: equipamento, número de série, localização, data de compra e periodicidade de revisão indicada pelo fabricante. Assim, nenhum aparelho fica esquecido no fundo do armário.
Esse inventário também ajuda na hora de comprar, trocar ou descartar um equipamento. Em outras palavras, a lista vira uma ferramenta de gestão, e não apenas uma exigência da pasta.
5. O manual do fabricante é a régua
A periodicidade não sai da cabeça de ninguém. Afinal, quem define a frequência de revisão e de calibração é o fabricante, no manual do equipamento. A clínica segue essa régua e registra o que fez. Em outras palavras, o manual diz o que fazer e o registro prova que foi feito.
6. Terceirizar não transfere a responsabilidade
Muitas clínicas contratam uma empresa de assistência técnica, e isso é ótimo. No entanto, a responsabilidade perante a autoridade sanitária continua com o estabelecimento. Por isso, a clínica guarda o contrato, confere o relatório de cada visita e cobra o próximo agendamento.
Por exemplo, se o relatório chega sem data, sem identificação do aparelho ou sem assinatura do técnico, ele vale pouco como prova. Assim, conferir o documento na hora da entrega evita surpresa na fiscalização.
7. Sem registro, a manutenção não aconteceu
Para a fiscalização, o que vale é o que está documentado. Por exemplo, uma etiqueta no aparelho com a data da última revisão ajuda a equipe no dia a dia. No entanto, o relatório técnico assinado e arquivado na pasta sanitária é o que sustenta a resposta quando a Vigilância pergunta.
Por isso, a manutenção preventiva de equipamentos precisa de um arquivo simples e organizado: uma pasta por aparelho ou uma planilha com data, serviço feito, empresa responsável e próxima revisão.
8. A manutenção preventiva de equipamentos conversa com o resto da pasta
Esse controle não vive sozinho. Afinal, ele se liga ao manual de rotinas e procedimentos, ao registro de limpeza e desinfecção dos aparelhos e ao registro de temperatura da geladeira, que também é um equipamento. Assim, a pasta sanitária conta uma história coerente do começo ao fim.
O que a norma exige sobre a manutenção preventiva de equipamentos, em poucas palavras
A RDC Anvisa nº 63/2011, que trata das boas práticas de funcionamento dos serviços de saúde, pede no art. 23 que o serviço mantenha documentação e registro da manutenção corretiva e preventiva dos equipamentos e instrumentos. Além disso, o art. 54 determina que o serviço faça o gerenciamento das suas tecnologias, da seleção e aquisição até o descarte e a rastreabilidade.
Já a RDC Anvisa nº 509/2021 trata do gerenciamento de tecnologias em saúde. Ela pede um plano de gerenciamento que inclui os equipamentos de saúde, com um profissional de nível superior como responsável. Por fim, ela deixa claro que terceirizar as atividades não isenta o estabelecimento da responsabilidade perante a autoridade sanitária.
Um teste para fazer hoje sobre a manutenção preventiva de equipamentos
- A clínica tem uma lista atualizada de todos os equipamentos, com número de série e localização?
- Para cada aparelho, você sabe qual periodicidade de revisão o fabricante indica?
- Você consegue mostrar agora o relatório da última manutenção de cada equipamento?
- Os aparelhos que exigem calibração têm o certificado mais recente guardado?
- Existe uma data marcada para a próxima revisão de cada equipamento?
- A empresa de assistência técnica tem contrato vigente e entrega relatório assinado a cada visita?
- A equipe sabe o que fazer e a quem avisar quando um aparelho apresenta defeito?
- Os equipamentos fora de uso estão identificados e separados dos que estão em funcionamento?
Se alguma resposta foi “não sei”, a manutenção preventiva de equipamentos da sua clínica ainda depende da memória de alguém. E memória não é registro.
Como a Franco Desenvolvimento ajuda na manutenção preventiva de equipamentos
Nós organizamos a documentação da clínica para que cada registro tenha um lugar, um responsável e uma data. Para começar, conheça a Pasta Franco e o Raio-X Sanitário, ou faça o pré-diagnóstico. Além disso, vale ler o nosso artigo sobre problemas com a Vigilância Sanitária e conhecer a nossa consultoria sanitária em São Paulo.
